11/04/2017
19:32 PM

الاتصالات الإدارية

الاتصالات الإدارية

تختص هذه الوحدة باستلام البريد والمعاملات والتعاميم الواردة إلى العمادة وتسجيلها وتوجيهها إلى أقسام العمادة ووحداتها المختلفة, وتصدير المعاملات الصادرة من أقسام العمادة ووحداتها المختلفة وتوجيها إلى الجهات خارج العمادة, كما تختص بالرد على استعلام المراجعين بشأن المعاملات.

    المهام التفصيلية لوحدة الاتصالات الإدارية:

   1-  استلام و تسجيل المعاملات الواردة للعمادة ( الداخلية والخارجية ) .

   2-  حفظ صوره من المعاملات الواردة والصادرة.

   3-  متابعة توزيع وتسليم المعاملات الداخلية وكذلك للجهات المعنية.

   4-  التأكد من أن جميع المعاملات الداخلية والخارجية سلمت في نفس يوم تصديرها.

   5-  تدقيق دفتر تسليم المعاملات الداخلية بصفة يومية.

   6-  متابعة توزيع التعاميم والقرارات الصادرة من العمادة والواردة إليها على الجهات ذات العلاقة .

    7-  تقييد كافة المعاملات الرسمية بسجلات الصادر والوارد حسب الإجراءات النظامية المتبعة بالعمادة .

 8-  اقتراح الوسائل المساعدة لتطوير العمل بالوحدة والرفع بذلك لمدير الإدارة لإقرارها.

 9-  إعداد التقارير السنوية عن الوحدة ونشاطاتها المختلفة ورفعها لمدير الإدارة بالعمادة.

   10- ترحيل الملفات التي تجاوزت خمسة سنوات إلى الأرشيف العام للاتصالات .

   11- تسجيل المعاملات السرية الصادرة والواردة للعمادة .

   12- القيام بأية أعمال أخرى يتم تكليفها به من قبل مدير الإدارة.